Wer braucht Office-Extension >>
“Braucht niemand, kostet nur Geld….” -oder kann ich mein Firmen-Office damit besser aufstellen?
Eine Fallstudie bringt Aufklärung:
- Firmenprofil: Kleinunternehmen, bestehend aus 10 Mitarbeitern und dem Firmeninhaber
- Problemstellung: In der täglichen Alltagsroutine arbeitet der Firmeninhaber Aufträge aus, macht Angebote, schreibt Rechnungen, gibt Anweisungen an die Produktion bzw. das Team, erledigt den Materialeinkauf, ist Problemlöser in allen Lagen, nimmt Außentermine wahr und vieles mehr.
Im Rahmen der vielschichtigen Tätigkeit kommen Marketing, soziale Medien, Telefonkontakte, unstrukturierte Anfragen usw. unter die Räder und werden entweder vernachlässigt oder geraten in Vergessenheit. In der Folge leidet die Kommunikation mit Kunden, die Zahl der Neukunden reduziert sich allmählich, innovative Ideen können durch die Mehrfachbelastung des Firmeninhabers (oder Geschäftsführers) nicht mehr so zügig wie gewohnt umgesetzt werden. - Lösung: Die Leistung Office-Extension beschreibt das Backoffice, das der Firmeninhaber / Geschäftsführer nach Bedarf buchen kann, um die eigentlichen Arbeiten wieder ungehindert erledigen zu können.
Der Leistungsumfang dieses Hintergrundbüros kann problemlos an die sich wandelnde Aufgabenstellung angepasst werden: von der Kontaktpflege bist zum Entgegennehmen von Anrufen, erledigen bestimmter Korrespondenzen usw. All jene Arbeiten, die sonst der/die Büromitarbeiter(in) auf dem Tisch bekommen hätte, wird nach einem zuvor festgelegten Profil erledigt. Außenstehende bemerken nicht, dass die neuen “Heinzelmännchen” außerhalb der eigenen vier Wände des Unternehmens angesiedelt sind. - Ergebnis: Der Firmeninhaber kann sich wieder ungestört und intensiv seinen Außenterminen, Besprechungen mit Mitarbeitern und Kunden sowie allen anderen Prozessen widmen und wird dabei somit entlastet. Darüber hinaus wird zudem das Budget geschont, der durch eine(n) zusätzliche(n) Mitarbeiter(in) in Anspruch genommen worden wäre. Krankheit und Urlaub entfallen ebenso, auch die Außendarstellung des Unternehmens bleibt im Blick. Über eventuelle Fehlentwicklungen wird rechtzeitig informiert, da Malchow’s Company auch über Aftersales Erfahrungen verfügt.
Letzlich haben Firmeninhaber immer ein hohes Stress-Level. Allerdings kann man etwas dagegen tun! Wie diese Fallstudie zeigt: die Vorteile liegen klar auf der Hand und welchen Leistungsbedarf man wie lange benötigt, kann jederzeit überprüft und allmonatlich verändert in Anspruch genommen werden!
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