Office or not – wer braucht schon ein Büro >>
Sucht man im Internet nach einer Unterstützung in Form eines ausgelagerten Büros oder Räumlichkeiten, so stößt man schnell an Grenzen. Das Internet ist zwar vollgestopft mit Werbung zum Thema, aber was helfen die vielen Werbeversprechen, wenn sich dahinter lediglich Angebote zu sogenannten Domizil-Adressen (im Volksmund Briefkastenadresse genannt) verbergen? Darüber hinaus befinden sich Wortkreationen und -Schöpfungen im Umlauf, die mehr oder weniger das Angebot umschreiben. Es lohnt sich einmal einen genaueren Blick darauf zu werfen.
Virtual Office, Office for Rent, was hat es damit auf sich und wer hat welchen Nutzen von welchem Angebot?
Am einfachsten ist zunächst die Unterscheidung zwischen Dienstleistung und Vermietung von Räumlichkeiten (z.T. mit gekoppelten Diensteistungen).
Wenn es um angebotene Räumlichkeiten geht, haben sich inzwischen verschiedenen Angebotsformen entwickelt. In Office-Zentren werden entweder auf einem Stockwerk oder in einem kompletten Bürohaus /-Komplex Räumlichkeiten vermietet, die teilweise mit einer kompletten Infrastruktur aufwarten können. Das bedeutet es stehen neben dem/n Büro/s z.B.
- Briefkasten,
- Türklingel,
- Netzwerk-Infrastruktur,
- Telefon-Infrastruktur,
- Mobiliar,
- zentrale Konferenzräume,
- Empfang, zum Teil sogar mit Personal besetzt
für gemietete Räumlichkeiten zur Verfügung.
Wie man erkennen kann, ist indzwischen häufig auch die Infrastruktur Bestandteil des Angebotes. Räumlichkeiten dieser Art findet man am häufigsten in der Nähe von Messen, Flughäfen, Häfen oder Bahnhöfen und sind oft nichts für den kleinen Geldbeutel.
Wenn man aber berücksichtigt, wie hoch ohnehin reine Mietkosten ausfallen, sowie eventuelle Aufwendungen für zu stellendes Personal im Empfang mitsamt Urlaubsvertretung etc. sind, kann das Einmieten in ein Büro-Zentrum sogar günstiger ausfallen, als man es selber hätte leisten können -es kommt also darauf an, zumal wenn man auf eine exponierte Lage verzichten kann. Was sich eventuell nachteilig auswirkt, ist die geringe Möglichkeit Einfluss auf die Infrastruktur ausüben zu können. Insofern ist das Anmieten von bzw. in Bürozentren für innovative Startups, auch deshalb und unter dem Aspekt des ungewollten Wissenstransfers, ein Argument gegen diese Variante. Hier bietet sich eher die reine Immobilie an, in der man die Infrastruktur selber gestalten kann.
Wird die Alltagsunterstützung im Office thematisiert, kommen Begriffe wie virtuelles Büro, Mietbüro, Coworking, Firmenadresse oder Büroservice ins Spiel. Hierbei handelt es sich um ergänzende Leistungen des Büroalltags, die zweckbedingt grundverschieden ausfallen können:
- reine Briefadresse mit Weitersenden Service
- Adresse mit Kontakt-Service in unterschiedlichen Varianten
- Telefonservice
- allgemeine Büroarbeit
- Übersetzungsarbeiten
- Erledigung von Office-Tätigkeiten im Rahmen eines Projektes oder bestimmter Angelegenheiten
- ausgelagerte Buchhaltung oder kaufmännischer Teil (Rechnungslegung, Rechnungseingang, Bezahlung, Korrespondenzen usw.)
- Ergänzende Aufgaben bei Kapazitätsengpässen
- Präsenz zeigen
Welche Leistung und / oder Kombination die jeweils passende ist, hängt im Wesentlichen von dem tatsächlichen Bedarf ab, was dann auch starke Auswirkungen auf die Preisgestaltung hat. Der Nutzen dieser Leistungen kann sich aber sehen lassen, insbesondere wenn dadurch auf ein eigenes Büro verzichtet werden soll bzw. kann.
Wer sich den Luxus eines eigenen Büros leisten kann, ist sich ohnehin darüber im Klaren, dass nicht nur die Miete einen Faktor darstellt, sondern besonders die Neben- und Personalkosten für den Betrieb die Herausforderung bilden.
Wem nutzen solche Leistungen?
Interessanter Weise tun sich die Unternehmen, die von derartigen Leistung den größten Nutzen hätten, am schwersten damit, sich dafür zu entscheiden.
Denn infrage kommt ein passend geschnürtes Leistungspaket für
Besonders Exporteure aller Branchen, die beispielsweise langfristig planen einen Stützpunkt in Europa aufzubauen sind maximale Nutznießer. Preiswerter kann man den Weg in einen anderen Markt kaum beschreiten, wenn da nicht die besagte Hemmschwelle wäre.
Sie brauchen ein Beispiel?
Ein Handwerker, dessen Büro verwaist ist, hat erfahrungsgemäß längere Reaktionszeiten, was ihn im Vorbeigehen den Verlust von rd. 70 Prozent des Kundenpotenzials einbringt. Erfahrungswerte für Deutschland zeigen, dass nur ca. 30 Prozent aller Interessenten oder Anfragenden länger als einen Tag zu warten bereit sind.
Übrigens, der Einsatz des Handys schafft hierbei leider auch keinen Vorteil, da die meisten Telefonnutzer nur eine Flatrate für das Festnetz besitzen und deshalb auf den freundlichen Hinweis auf die permanente Erreichbarkeit im Mobilfunk-Netz dankend verzichten.
Anderes Beispiel gefällig?
Ein Exporteur verweist in den Produktinformationen auf seinen Sales-Service (z.B. Support/ Beratung) mit seiner ausländischen Rufnummer.
Was glauben Sie, wie viele potenzielle Kunden bereit sind das Ausland kontaktieren und sich im ungünstigsten Fall in einer anderen Sprache zu unterhalten? Hier braucht es bestimmt keine Fantasie sich auszumalen, wie erfolgreich ein solches Vorgehen sein kann und trotzem ist es immer wieder zu finden.
Diese Beispiele zeigen, wie sensibel Kunden sind und wie wichtig die Wahl der richtigen Office-Lösung ist. Damit steht und fällt u.U. die Frage der Überlebenschancen ungeachtet von Produkt- oder Leistungsart, die vom Betrieb erbracht wird. Kurzum, es besteht handfester Beratungsbedarf um die richtige Entscheidung treffen zu können.
